¿Cuándo fue la última vez que usted no pudo encontrar un documento importante; recibo o estado de cuenta, el cual sabe que tiene, pero simplemente no puede recordar donde lo puso? En estos días, el dirigir un hogar, sin importar si hay uno o diez inquilinos, se está volviendo cada vez más difícil, tanto así como el dirigir un pequeño negocio, lo cual requiere de hacerlo de forma eficiente. Y esto significa mantener organizada la documentación en su hogar. La documentación organizada puede significar la diferencia entre una ganancia o una pérdida financiera, por no mencionar el tiempo y la frustración que se ahorrará al saber dónde buscar para encontrar lo que necesita y cuando lo necesite.

Si algo le sucediera a usted, el mantener una buena documentación le permitirá a sus seres queridos encontrar fácilmente un poder de representación, pólizas de seguros, registros médicos o cuentas por pagar. Si usted experimenta un desastre como un incendio, inundación o robo, el mantener una buena documentación le permite encontrar los documentos esenciales sin demoras. Incluso el mantener una buena documentación cada día, hace que sea más fácil el pagar sus cuentas a tiempo y encontrar los recibos para devoluciones o cambios. Para Family Financial Education Foundation es muy importante que practiquemos el cómo mantener una buena documen-tación. Después de todo, nuestro trabajo es ayudarle a mejorar su futuro financiero. Lo mismo ocurre en el hogar. ¿Está su documentación en el hogar en orden? Si no es así, ahora es un buen momento para organizarlos. En este boletín usted encontrará información y consejos sobre que documentación almacenar, en donde almacenarlos y durante cuánto tiempo almacenarnos. Si usted tiene preguntas, siéntase con la libertada de hablarle a su consejero de Family Financial Education Foundation para obtener sugerencias.

Desarrolle un sistema que trabaje para usted

A continuación le proporcionaremos algunas pautas, las cuales son una buena base para comenzar y las cuales pueden ser modificadas a medida de que usted obtenga más experiencia. Su hogar requerirá de un sistema único de mantenimiento de documentación, según el tipo de información que usted necesita tener disponible.

Antes de comenzar, hágase las siguientes preguntas:

1. ¿Quién en su familia necesitará comprender su sistema de mantenimiento de documentación?

2. ¿Tiene una lista de personas que son contactos importantes, tales como abogados, banqueros, representantes de seguros, empleadores, acreedores, deudores y su consejero de Family Financial Education Foundation?

3. ¿Sabe dónde están los títulos de su propiedad, automóviles y otras posesiones?

4. ¿Qué pasa si se meten a robar en su hogar, o un desastre tal como un incendio destruye sus registros? ¿Cuál puede ser reemplazado y cómo hacerlo? ¿Cuáles no pueden ser reemplazados y qué va a hacer con ellos?

5. Cuando llega el tiempo de los impuestos sobre el ingreso, ¿Tiene fácil acceso a todos los documentos que necesita para un cálculo más preciso de la declaración de impuestos? Cómo comenzar

El primer paso para la organización de su documentación es determinar lo que ya tiene y lo que le hace falta. Esto probablemente significa que usted tendrá que dedicar algún tiempo recorriendo su residencia, de modo que pueda reunir todos sus documentos en un solo lugar. Un lugar perfecto para juntar todo sería la oficina de su casa; si tiene la fortuna de tener una; pero este puede ser cualquier lugar donde usted sepa que sus papeles importantes pueden acumularse tranquilamente, hasta que usted esté listo para archivarlos. Un rincón de la cocina, el dormitorio o la sala funcionará bien. Ponga una caja o una canasta grande, esto para que de momento pueda poner dentro todos los documentos, para que así no se dispersen de nuevo. Esta caja desaparecerá una vez usted tenga su sistema de documentación organizado.

Llamaremos a este espacio “La base en su hogar”

Paso 1: Junte sus papeles. Pase por todos sus cajones, recipientes, bolsos, cajas de zapatos, donde quiera que usted quizás hubiese guardado papeles y recibos, ya que sabía que posiblemente los necesitaría algún día. Lleve todos estos documentos a la base del hogar. No se preocupe por decidir aun qué desechar ni qué mantener, o incluso, como organizarlos en grupos. Esto vendrá después. Es mejor concentrarse primero sólo en la búsqueda de todos los documentos, así usted no comenzará a sentirse abrumado tratando de hacer demasiadas cosas a la vez.

Paso 2: Una vez que usted haya juntado todos sus documentos, lo siguiente es decidir un lugar permanentemente para almacenarlos—usted realmente necesitará tres lugares. Dos de estos lugares estarán en su residencia y el tercero se localizara lejos de su hogar.

• Lo primero puede ser relativamente sencillo, (un archivero de dos cajones posiblemente estaría bien), una caja para archivo (las cajas de cartón para archivar se pueden encontrar en cualquier tienda de suministros de oficina) o incluso sólo una caja de cartón vacía de un tamaño adecuado. Esta será su nueva “Base en el hogar”. Si no tiene espacio para una caja, las carpetas de acordeón funcionan bien y también están disponibles en tiendas de suministros de oficina o muchas tiendas de autoservicio. Una caja de plástico, la cual puede deslizarse debajo de su cama también es una buena opción, especialmente si usted no tiene mucho espacio. 
• Lo segundo que se necesita es un contenedor a prueba de incendios que puede tener en casa. 
• Lo tercero es una caja de seguridad, la cual se encuentre en algún lugar lejos del hogar, por lo general en su institución bancaria.
  

Paso 3: Ahora es el momento de dividir los papeles y decidir su sistema de organización de documentos. Aunque todos sabemos que es importante guardar los papeles y los registros financieros del hogar, a veces es difícil saber cuáles mantener y por cuánto tiempo. Mantener los registros más tiempo del necesario sólo le conduce al desorden y a un sistema de documentación ineficiente que le puede impedir el localizar un documento importante cuando usted realmente lo necesite. Por otro lado, desechar los registros del hogar demasiado pronto, puede también causar problemas. Mientras usted determina el mejor modo de organizar sus documentos, recuerde que un buen sistema de documentación debe hacerle más fácil la identificación, búsqueda y almacenamiento de los registros.

Para comenzar a dividir sus documentos, considere que su “Base en el hogar” deberá mantener documentación básica, los cuales usted ocupa a menudo para el manejo diario de su hogar, incluso una lista detallada de inventario sobre donde está archivada y almacenada otra documentación.

En el contenedor a prueba de incendios deberá mantener copias de papeles importantes, los cuales usted sólo ocupa periódicamente pero que sería difícil de sustituirlos. Usted debe guardar una copia de todo lo que está en su caja de seguridad y en su contenedor a prueba de incendios.

En la caja de seguridad deberá mantener originales de documentos que serían difíciles de sustituir o aquellos que necesiten ser guardados indefinidamente. Su caja de seguridad mantendrá cosas tales como el título de propiedad de su vehículo, certificados de nacimiento, certificado de matrimonio o testamentos.

Base en el hogar

A medida que usted revise cada documento, hágase dos preguntas: ¿Qué podría suceder en particular si no guarda este documento? ¿Me costará más el sustituir este documento que el mantenerlo? Al menos recuerde esto cuando usted organiza por primera vez su documentación: En caso de duda, no lo tire.

Las folders colgantes para gabinetes de documentación o los folders de manilla para cajas de cartón o para acordeones le ayudarán a perfeccionar aún más su sistema de organización. Los títulos de carpeta sugeridos para comenzar son enlistados a continuación.

Esto no pretende ser una lista completa, sino una guía que se puede adaptar a sus necesidades. Es posible que desee consolidar algunos de los temas sugeridos, por ejemplo, es posible que desee una carpeta para “Seguro” o si así lo desea, puede archivar estos documentos de forma diferentes bajo otros títulos separados como: “Vehículo”, “Hogar” o “Salud”. Los títulos apropiados creados por usted, se harán obvios a medida que usted divida sus documentos.

Contenedor a prueba de incendio

Lleve los registros importantes de su base en el hogar, los cuales tienen más de 3 años de antigüedad y que ya no usa en forma regular, a su contenedor a prueba de incendios. También debe guardar todo lo que sea una prueba de propiedad, tales como hipotecas, escrituras, recibos de compra y cheques cancelados:

 

• Actas de nacimiento
• Documentos de ciudadanía
• Acta de matrimonio
• Documentos de adopción
• Sentencias de divorcio
• Testamentos
• Certificados de defunción
• Escrituras
• Títulos de propiedad de vehículos
• Documentos de veteranos de guerra
• Bonos y certificados de acciones
• Contratos importantes
• Declaraciones de impuestos e información que le acompañe.

Mantenga pruebas de deudas que hayan sido pagadas, incluidos los cheques por accidentes, reportados y los reclamos; así como registros de pensiones y de jubilación. Retenga las pruebas, fecha y precio de la compra de todas las inversiones u otras propiedades, las cuales podrían ser vendida algún día o transferida a herederos. Aquí también guarde la correspondencia relacionada con asuntos legales e importantes.

Caja de seguridad

Algunos registros son difíciles o imposibles de reemplazar. Guárdelos en una caja de seguridad en su institución financiera. Guarde los siguientes documentos originales en su caja de seguridad:

• Actas de nacimiento
• Documentos de ciudadanía
• Acta de matrimonio
• Documentos de adopción
• Sentencias de divorcio
• Testamentos
• Certificados de defunción
• Escrituras
• Títulos de propiedad de vehículos
• Documentos de veteranos de guerra
• Bonos y Acciones o certificados de depósito
• Contratos importantes

El reunir sus documentos importantes, localizar los están perdidos, desechar los que no necesita y archivando lo que si se necesita de forma organizada, le ahorrará tiempo y dinero en el futuro. No espere hacer todo esto en un solo día o incluso en una semana, hágalo poco a poco.

Anime a todos los miembros de su familia a guardar su información financiera y a saber cómo usar dicha documen-tación. Establezca un tiempo regular para el mantenimiento de la documentación y apéguese a dicho horario.

Títulos de carpeta sugeridos:

Documentación bancaria

• Estados de cuentas de cheques
• Estados de cuentas de ahorros
• Recibos de depósitos
• Pagos de interés

Automóviles/Vehículos

• Títulos de propiedad
• Mantenimiento
• Reparaciones

Correspondencia

• Lista de tarjetas de navidad
• Cumpleaños
• Negocio
• Personal

Tarjetas de crédito

• Información de términos y condiciones
• Estados de cuenta
• Historial de pagos

Hogar

• Pagos de renta/hipoteca
• Mejoras y reparaciones
• Servicios públicos

Seguros

• Automóvil
• Vida
• Hipoteca/arriendo
• Medico/dental
• Discapacidad

Inversiones/401(k)

• Estados de cuenta de 401(k)
• Anualidades
• Acciones y bonos (ubicación número de acciones, fechas de compra)
• Bienes raíces

Prestamos

• Acuerdos de pago
• Estados de cuenta
• Historial de pagos

Organizaciones/Clubes

• Cuotas
• Términos y privilegios de la membrecía

Documentación personal

• Documentación de educación
• Documentación médica
• Acta de matrimonio
• Documentación militar
• Actas de nacimiento
• Actas de defunción
• Documentos de divorcio

Recibos de compras

• Muebles para el hogar
• Regalos de navidad
• Regalos de cumpleaños
• Ropa/zapatos

Material de referencia

• Consejos de limpieza
• Manualidades o pasatiempos
• Jardinería
• Mapas
• Viajes
• Gimnasio

Impuestos

• Reembolsos anteriores
• Información del año en curso
• Formas W-2
• Recibos para gastos deducibles

Garantías

• Horno, refrigerador
• Aire acondicionado
• Calefacción
• Centro de lavado
• Electrodomésticos pequeños
• Aparatos de cuidado personal
• Exteriores, podadora de césped, etc
• Equipos de recreo
• Cámara
• TV, VCR, Equipo de sonido

Usando una caja de seguridad

Las cajas de seguridad generalmente están disponibles para alquilarlas en su banco o cooperativa de crédito; normalmente por un precio muy razonable. En muchos casos, los bancos le permiten alquilar una caja, incluso si usted no es un cliente. Aunque las cajas de seguridad vengan en una variedad de tamaños, el tamaño más pequeño es probablemente el más adecuado para la mayoría de los documentos. Si usted almacena los documentos de sus propiedades, los de inversiones o de valores, es posible que pueda reclamar el importe del alquiler como una deducción para propósitos del impuesto sobre el ingreso.

Recuerde que debe utilizar su caja fuerte para “Documentos Originales”; usted todavía necesitará copias en casa, esto en caso de que algo trágico le pudiera suceder y su caja fuerte este sellada. “Documentos Originales” significa una copia original con todas las firmas necesarias. Seleccione los documentos, tales como certificados de nacimiento, que también deben estar certificados ante un notario, para que estos se consideren válidos.

Una buena regla que se debe mantener en su caja de seguridad es: Colocar los documentos en la caja, si estos no son fáciles de reemplazar o si usted no sabe lo que puede suceder si usted no los tuviese. Una caja de seguridad no debería ser usada como un cajón para recuerdos y papeles sin importancia. En términos generales, usted no tiene que guardar lo siguiente en una caja de seguridad: devoluciones de impuesto sobre el ingreso, documentación de educación, documentación de empleo, libretas de ahorros, tarjetas de seguridad social, garantías e instrucciones de entierro.

Un inventario completo de la documentación de la casa y pruebas complementarias, tales como recibos, fotografías, facturas de venta y evaluaciones mantenidas en cajas de seguridad, será especialmente útiles si usted tiene un incendio, robo u otra reclamación de seguro contra catástrofes naturales. Es importante actualizar esta información por lo menos una vez al año. La mayoría de los documentos oficiales están disponibles gratis o a bajo costo en una oficina del gobierno. Si no está seguro de necesitar una copia certificada o desea más información acerca de si una oficina del gobierno local le puede dar un original de estos documentos, póngase en contacto con su oficina local de protección para los consumidores. Siempre habrá compañías que ofrecen venderle copias de papeles oficiales, sin embargo, debe verificar con la agencia apropiada del gobierno para saber si proporcionarán la misma información de forma gratuita o por un bajo costo.

Documentación de impuestos

El Servicio de Rentas Interna recomienda mantener los registros durante tres años. Sin embargo, los registros de impuestos suelen ser útiles en los procesos de divorcio y otras situaciones en las que su historial financiero es relevante. Después de que las declaraciones de impuestos han sido preparadas, almacénelas con cualquier documento que sea necesario para mostrar pruebas de las deducciones que usted obtuvo.

El servicio de Rentas Internas tiene 3 años para revisar las declaraciones de impuestos federales. Sin embargo; este límite no se aplica en casos excepcionales. Si usted dejara de reportar más del 25 por ciento de su ingreso bruto, el gobierno tiene 6 años para colectar el impuesto o para comenzar un procedimiento judicial. Además, no hay limitaciones de tiempo, si usted presentó una declaración fraudulenta o si no presenta una declaración. Si esto le preocupa, vaya a lo seguro y mantenga sus registros de devoluciones.

Usted no tiene que guardar todo para propósitos fiscales. Por ejemplo, puede desechar los cheques de pago semanal o mensual después de que usted los verifique contra su forma anual W-2. Guarde los cheques cancelados que se relacionan directamente a una entrada en su declaración de impuestos y guarde todas las facturas médicas de los últimos 3 años, esto para respaldar los cheques cancelados.